Arbeitsanweisung Serienbrief XP

[lefin]

Hier eine selbst erstellte Arbeitsanweisung zur Serienbrieferstellung in XP. Schüler müssen hier eigentlich nur genau lesen können und sich dann an die Anweisung halten .

LG

EDIT by Bernhard: Der Originalbeitrag befindet sich hier: http://fachlehrerseite.de/viewtopic.php ... 2105#p8800

[sunshine-sr]

Schön gemacht! Super auch, dass du mit der Symbolleiste arbeitest. Der Assistent bringt einen zwar relativ schnell zum Ziel, schränkt aber doch sehr ein.

Eine Frage habe ich. Warum kombinierst du die halbe Anrede mit dem Bedingungsfeld?

[lefin]

Ich kombiniere die "halbe Anrede", da dann im Hauptdokument bereits "Sehr geehrte" steht. Dies ist meiner Meinung nach eine Orientierungshilfe für die Schüler.

Viele Grüße
lefin

[sunshine-sr]

Aha, verstehe.

Eine häufige Fehlerquelle wird dann bestimmt der fehlende Leerschritt vor Frau sein, oder auch das vergessene "r".

[Borcas]

Deshalb schreibe ich in meine Angabe als festen Bestandteil

Sehr geehrt

und der Datensatz heißt dann e Frau oder er Herr.

Bei Sehr geehrte und Datensätzen r Herr bzw. (leer)Frau, die ich z. B. aus Excel übernehme, wird das Leerzeichen automatisch gelöscht.

Nur so als Anregung...

[sunshine-sr]

Du schreibst diese Angaben in die Datensätze? Ist das nicht etwas aufwändig und fern der Praxis?

Die Wenn-Dann-Sonst-Bedingung in dieser einfachen Form lässt sich doch auch in Regelklassen einsetzen.

[Borcas]

Öhm... Bitte?

Wenn ich den Serienbrief einführe, mach' ich doch nicht gleich noch hundert Funktionen dazu. Eins nach dem anderen.

Außerdem, warum ist das fern der Praxis? Was meinst du, wie viele Leute in der Praxis noch nicht mal verstehen, wie ein Serienbrief funktioniert, geschweige denn, eine Wenn-Dann-Sonst-Funktion?

Aber vielleicht sehe ich das auch falsch...

[sunshine-sr]

Ähem - ich weiß nicht, ob ich deiner Begründung folgen kann bzw. möchte. Bisher hatte ich noch keine schlechten Erfahrungen.

Ich führe den Serienbrief nicht gleich über den Geschäftsbrief ein. Eine einfache Urkunde tut es für das Grundverständnis auch. Im Brief kommt dann eben das Problem mit den Anreden. Ob die von dir gewählte Art wirklich so viel einfacher ist, als einmal die Einführung der Bedingung?

Für mich ist dieser Zwischenschritt grundsätzlich völlig unsinnig, da umständlich, realitätsfern und einfach nicht brauchbar.

Hier scheiden sich wohl die Geister

[Bernhard]

Ich seh das wie Oliver. Das einzige Merkmal das ich in der Datenquelle haben will ist das Geschlecht. Davon lässt sich dann der Rest ableiten.

[Borcas]

Is recht...

[monika.kaczor]

Hallo Ihr Serienbriefler,
der Arbeitsanweisung kann ich gut folgen. Ich mach das mit der Wenn-Dann-Funktion auch so.
Aber ich hab mal eine Frage zu evtl. Titeln. Z. B. der Dr. steht ja in der Anschrift und dann auch noch in der Anrede (sgh Dr....) Wie kann ich Titel in die Datenmaske der SB-Erstellung eingeben, ohne dass bei fehlendem Titel in der Anschrift ein Leerschritt vor dem Namen erscheint bzw. in der Anrede zwei Leerschritte vor dem Namen sind. Ich habs schon mit geschütztem Leerschritt versucht. Klappt aber nicht. Bisher hab ichs nur mit einer Datenquelle in Word hinbekommen. Muss doch aber auch direkt mit der SB-Funktion gehen. Oder?
Vielen Dank für die Hilfe und
liebe Grüße
MONI

[sunshine-sr]

Hi Monika,

löse das Problem mit einem Bedingungsfeld.

Am Beispiel der Anschrift:

In der Zeile mit dem Titel (bzw. ohne Titel) setzt du die Seriendruckfelder Titel, Vorname und Name.

«Titel» «Vorname» «Name»

Soweit ist das noch klar. Wenn ein Titel erscheint, stimmt die Zeile. Fällt der Titel aber weg, erscheint vor dem Vornamen ein lästiges Leerzeichen. Setze deine Einfügemarke nun zwischen die Felder "Titel" und "Vorname" und lösche das Leerzeichen. Füge genau an dieser Stelle eine Wenn-Dann-Sonst-Bedingung mit folgenden Einstellungen ein:

Feldname: "Titel"
Vergleich: "ist nicht leer"
Vergleichen mit: lässt du leer
Dann diesen Text einfügen: da machst du einen Leerschritt rein
Sonst diesen Text einfügen: lässt du leer

Wenn also die Bedingung auf einen Titel stößt, fügt sie diesen ein und schaltet danach das notwendige Leerzeichen. Findet sie keine, erscheint auch kein Leerzeichen.

In der Anrede über dem Brieftext verfährst du ähnlich. Zuerst kommt die Geschlechterbedingung für die Anrede "Sehr geehrte Frau" oder "Sehr geehrter Herr", danach das Seriendruckfeld Titel mit der nachgeschalteten oben beschriebenen Bedingung. Wenn du Titel mit Bedingung nicht mehr eintippen möchtest, kopiere von oben den Feldnamen "Titel" mit dem nachgeschalteten Leerzeichen und füge es unten ein.

Gruß

Oliver

[sunshine-sr]

... eine weitere Möglichkeit:

- Seriendruckfelder für "Titel" und "Vorname" ohne Leerschritt dazwischen einfügen.

- Rechtsklick auf "Titel"

- Im Kontextmenü auf den Eintrag "Feld bearbeiten" klicken.

- Zur Kontrolle: Bei "Bitte ein Feld auswählen" sollte "MergeField" aktiv sein. Bei "Feldeigenschaften" sollte "Titel" stehen.

- Bei "Feldoptionen" ein Häkchen in die Checkbox "Danach einzufügender Text:" setzen und einen Leerschritt in das nachstehende Feld setzen.

- Mit "OK" bestätigen

[Borcas]

Jetzt frag' ich wieder ganz blöd als jemand, der anscheinend altmodisch denkt, bei der Erstellung eines Serienbriefes:

Warum brauche ich für den Titel überhaupt ein extra Feld?

Ein Titel ist laut Norm Namensbestandteil. Warum also schreibe ich ihn nicht gleich in den Namensdatensatz?

[sunshine-sr]

Warum also schreibe ich ihn nicht gleich in den Namensdatensatz?

Das wäre dann aber nur die halbe Miete.

Im Anschriftfeld stehen Titel, Vorname und Name in einer Reihe. In der Anrede dagegen Titel und Name. Du müsstest den Titel dann auch noch vor den Vornamen schreiben und dann wird das schon wieder aufwändig.

Und du solltest auch daran denken, dass Datenbanken möglichst vielfältig nutzbar sein wollen. Wenn Titel mit Vorname/Name verknüpft werden, ist das eine wenig sinnvolle Einschränkung. Stell dir vor, der Inhaber möchte persönlich an seine Spezeln schreiben. Da würde dann in der Anrede z. B. stehen: "Servus Dr. Carsten".